Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

İdari Personel

Öğr. Gör. Büşra KALKAN BALAK

Daire Başkan Vekili

E-Posta

busrakalkanbalak@yiu.edu.tr

Duygu TALAKACI

ÖİDB Personel

E-Posta

duygutalakaci@yiu.edu.tr

Betül SOYLAMIŞ YILDIRIM

ÖİDB Personeli

E-Posta

betulsoylamis@yiu.edu.tr

Görev Tanımı

Onur AKKAŞ

Sağlık Bilimleri Fakültesi Öğrenci İşleri Personeli

E-Posta

onurakkas@yiu.edu.tr

Simge KAVLAK

ÖİDB Personeli

E-Posta

simgekavlak@yiu.edu.tr

Buket İLHAN

ÖİDB Personeli

E-Posta

buket.ilhan@yiu.edu.tr

Elifnaz ÇAYLAN

ÖİDB Personeli

E-Posta

elifnazcaylan@yiu.edu.tr

Tanım

Öğrenci İşleri Birimi, yürürlükteki mevzuatlar doğrultusunda; Önlisans, Lisans, Yüksek Lisans ve Doktora düzeyinde eğitim gören öğrencilerin ÖSYM, YÖK, KYK ve ASAL gibi ilgili kurumlarla bağlantılı tüm işlemlerini yürütür. Öğrencilerin kayıt kabul sürecinden mezuniyetine kadar olan özlük işlemlerinin eksiksiz ve düzenli bir şekilde takibini sağlar.

Öğrenci İşleri Birimi Görev ve Sorumlulukları

1. Öğrenci Belge İşlemleri

Öğrenci belgesi ve transkript düzenlemek.
Yönetim kurulunca mezuniyeti onaylananlara geçici mezuniyet belgesi düzenlemek ve teslim etmek.
İsteyen öğrencilere disiplin durumu yazısı düzenlemek.
Yabancı uyruklu öğrenciler için oturma izni alabilmelerine yönelik resmi yazı hazırlamak.

2. Kayıt ve Mezuniyet İşlemleri

ÖSYM tarafından yerleştirilen öğrencilerin kayıt evraklarını teslim almak, kesin kayıtlarını yapmak ve öğrenci kimliğini düzenlemek.
Kesin kayıt sonrası öğrenci dosyalarını düzenlemek, eksik evrakları tamamlamak.
Kayıt dondurma dilekçelerini ilgili birimlere yönlendirmek; kayıt donduran öğrencilerin izin sürelerini sisteme işlemek ve tebligatlarını yapmak.
Kayıt donduran öğrencilerin adreslerine gerekli tebligatları göndermek.
Mezun ve kaydı silinen öğrencilerin işlemlerini tamamlamak, dosyalarını arşivlemek.
Muhtemel mezun listelerinin çıkarılması.
Mezuniyet için gerekli sınavlar ve not yükseltme sınavları ile ilgili süreçlerin yürütülmesi.
Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespit edilmesi.

3. Askerlik ve Burs İşlemleri

Kayıtlı ve mezun erkek öğrencilerin EK-C2 belgelerinin Askerlik Şubelerine gönderilmesi.
Kaydı silinen ve mezun olan öğrencilerin askerlik ve KYK listelerinin iletilmesi.
Katkı kredisi alan öğrencilerin harç iadeleri için ilgili daireye bildirim yapılması.
KYK burs dökümünün sistemde güncel tutulması.

4. Muafiyet, Yatay Geçiş ve Değişim Programları

Diğer yükseköğretim kurumlarından alınan derslerin muafiyet dilekçelerini ilgili birimlere göndermek.
Yönetim kurulu kararı ile muaf sayılan derslerin sistemde işlenmesi.
Yatay geçiş yapmak isteyen öğrencilerin evraklarının hazırlanması.
Yatay geçiş ile gelen öğrencilerin belgelerinin teslim alınması ve ilgili birimlere yönlendirilmesi.
Yatay geçişi kabul edilen öğrencilere tebligat yapılması, kayıtlarının yapılması ve kişisel dosyalarının üniversitesinden talep edilmesi.
Erasmus ve Farabi programları ile gelen/giden öğrencilerin kayıt, ders ve not dönüşüm işlemlerini yürütmek.

5. Akademik Süreç ve Ders İşlemleri

Ders programlarını onay için ilgili birimlere göndermek; onaylanan ders programlarını sisteme işlemek.
Ders görevlendirmeleri ile ilgili işlemleri yürütmek ve sisteme işlemek.
Yeni kayıt olan öğrencilere danışman atamak.
Eğitim-öğretim yılı başında danışman listelerini güncellemek ve sisteme tanımlamak.
Öğrencilerin ders kayıt, danışman onay ve müfredat kontrollerini yapmak.
Alan dışı açılması önerilen dersleri her yarıyıl başında bölümlerden istemek ve sisteme tanımlamak.
Akademik takvim ve öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlıkları yapmak.
Sınıf atlatma işlemlerini her yıl sonunda gerçekleştirmek.

6. Sınav ve Not İşlemleri

Her yarıyıl başında sınav programlarını ilan etmek, oranlarını sisteme girmek.
Mazeret sınavları ile ilgili yönetim kurulu kararlarının öğrenci ve bölümlere iletilmesi.
Tek ders sınavı duyurularını yapmak, başvurularını dosyalamak ve gerekli işlemleri yürütmek.
Devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan etmek.
Başarı oranlarını her yarıyıl sonunda raporlamak.
Not belgelerinin çıktısını alarak öğretim elemanlarına imzalatmak ve arşivlemek.

7. Öğrenci İlişkileri ve Bilgilendirme

Öğrencilerle şahsen veya telefonla danışmanlık yapmak.
Öğrencilerle ilgili duyuruları yapmak.
Fakültede öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yürütmek.

8. Arşivleme ve Bilgi Sistemleri

Öğrencilerle ilgili her türlü evrakı usulüne uygun şekilde arşivlemek.
Öğrenci bilgi sisteminin sürekli güncel tutulmasını sağlamak, sistem sorunlarına hızlı müdahale etmek.
YÖKSİS işlemlerinin takibi ve güncellenmesi.
Sınav evraklarını her yarıyıl sonunda toplamak ve eksiksiz arşivlemek.
Otomasyon sistemine öğrenci bilgileri ve notlarının girişini takip etmek.

9. Staj, Yaz Okulu ve Disiplin İşlemleri

Yaz okulu ile ilgili işlemleri yürütmek.
Staj işlemlerinde mali işler birimi ile koordinasyon sağlamak.
Öğrenci disiplin ve soruşturma işlemleri ile ilgili süreçleri yürütmek.

10. Raporlama ve İletişim

Görev alanıyla ilgili istatistikî bilgileri hazırlamak ve raporlamak.
Yapılan iş ve işlemler hakkında yöneticileri bilgilendirmek; gerçekleşmeyen işler için gerekçeli açıklama yapmak.
Kurum içi ve dışı yazışmaları yürütmek.
İş birliği gerektiren süreçlerde diğer birimlerle uyum içinde çalışmak.